Tout gérant d’une flotte automobile le sait, gérer un grand nombre de véhicules est toujours un casse-tête. Que vous dirigiez une entreprise de livraison, d’ambulances, de taxi ou bien encore que vous gériez plusieurs commerciaux par exemple, dans tous les cas, il est indispensable de pouvoir contrôler les déplacements de vos employés, dans le but de mieux gérer l’utilisation des véhicules mis à disposition de votre personnel. Et si vous êtes à la recherche d’une solution qui soit réellement efficace, découvrez ici comment optimiser la gestion de sa flotte automobile grâce à la géolocalisation, et quels sont les avantages à opter pour cette solution.
Installer un traceur GPS dans chaque véhicule de votre flotte automobile
La première étape pour optimiser la gestion de votre flotte automobile grâce à la géolocalisation consiste à installer un traceur GPS dans chaque véhicule de votre société. Comme nous le verrons plus tard, cette décision ne peut pas être prise au hasard, et certaines règles bien précises doivent être respectées, afin que vous soyez en conformité avec la loi française. Selon le type de tracker GPS que vous choisirez, vous disposerez ensuite de plusieurs outils différents pour gérer votre flotte automobile en temps réel.
En soi, l’installation de traceurs GPS sur les véhicules de votre entreprise n’a rien de compliqué, et vous n’avez pas besoin de faire appel à un professionnel pour mettre en place de dispositif sur vos véhicules. En effet, le traceur GPS se présente sous la forme d’un petit boîtier que vous pouvez installer soit dans l’habitacle du véhicule, soit au niveau de moteur. Ensuite, il ne vous restera plus qu’à synchroniser chaque traceur GPS avec votre logiciel ou application de géolocalisation pour savoir de manière précise et en temps réel où se situe chaque véhicule de votre flotte automobile.
Quels sont les avantages de la géolocalisation de votre flotte automobile ?
Désormais, les entreprises qui disposent d’un système de géolocalisation pour optimiser la gestion de leur flotte automobile sont très nombreuses. Quel que soit le domaine d’activité de votre société, à partir du moment où vous disposez de plusieurs véhicules professionnels, l’optimisation de votre flotte automobile grâce à la géolocalisation s’impose comme une évidence. En effet, comme vous pourrez le découvrir ci-dessous, les avantages dont vous profiterez sont nombreux, et particulièrement appréciables puisqu’ils vous offrent la possibilité, notamment, de mieux gérer les dépenses liées à l’utilisation des véhicules de société, et même d’accroître votre chiffre d’affaire de manière significative.
Mieux contrôler les dépenses liées à l’utilisation des véhicules
Le premier intérêt relatif à l’installation de traceurs GPS sur vos véhicules de société concerne le contrôle et l’optimisation des dépenses liées à l’utilisation de ces derniers. En effet, en utilisant un logiciel de géolocalisation pour gérer votre flotte automobile, il vous sera possible d’organiser des déplacements de vos salariés plus stratégiques et donc, plus rentables. Vous pourrez notamment éviter les kilomètres roulés inutilement, vous permettant dans le même temps de faire gagner du temps à vos employés. Ceux-ci se rendront d’un point A à un point B de manière plus efficace, ils consommeront moins de carburant, ils pourront travailler davantage pour améliorer le chiffre d’affaire de votre entreprise, et les véhicules utilisés s’useront également moins vite.
Dans un contexte où les prix de l’essence s’envolent, les frais liés à l’utilisation de véhicules de société ont un impact de plus en plus fort sur les comptes de chaque entreprise, et certaines se voient même dans l’obligation de refuser certains contrats, faute de rentabilité. En utilisant des traceurs GPS pour optimiser la gestion de votre flotte automobile, vous pourrez alors mieux contrôler la consommation de carburant de vos salariés et même faire d’importantes économies sur ce poste de dépenses, tout en préservant l’activité de votre entreprise. Enfin, sachez que le prix d’un traceur GPS est très abordable, et qu’il sera très vite rentabilisé au vu de toutes les économies que vous réaliserez sans avoir forcément besoin de bouleverser les habitudes de travail de votre personnel.
Optimiser le rendement de votre entreprise en utilisant des traceurs GPS
Si les entreprises ayant recours à la géolocalisation pour optimiser la gestion de leur flotte automobile sont toujours plus nombreuses, c’est en très grande partie parce que ce système est si efficace et simple à mettre en place qu’il offre la possibilité d’assurer, en partie, la pérennité de votre société. Et pour cause, en réalisant des économies sur la consommation de carburant et sur l’entretien de vos véhicules professionnels, vous pourrez alors mieux contrôler les finances de votre société en réduisant de manière significative certaines dépenses obligatoires pour le bon fonctionnement de votre entreprise. L’activité de votre société ne sera pas diminuée, bien au contraire. Elle sera toujours assurée comme elle l’est actuellement, mais elle pourra aussi s’accroître.
Vos salariés passeront moins de temps à se rendre d’un point de départ à un point d’arrivée, puisqu’ils rouleront moins de kilomètres. Ceci leur permettra alors de pouvoir assurer davantage de missions du fait qu’ils perdront moins de temps sur la route. Prenons pour exemple une société d’ambulances. Chaque jour, votre employé doit aller chercher des patients et les amener à destination, avant de revenir au siège de votre entreprise. Avec un système de géolocalisation, vous saurez exactement où se trouve chacun de vos salariés. Ainsi, lorsqu’un patient devra être pris en charge rapidement, il vous suffira simplement de prévenir l’un de vos chauffeurs se trouvant à proximité pour lui affecter la mission de transport, réduisant ainsi de manière significative les kilomètres qui auraient été effectués par un autre de vos salariés se trouvant beaucoup plus loin. De même, vous répondrez plus rapidement aux besoins de vos clients, ce qui améliorera forcément la notoriété de votre société.
Améliorer le confort de travail de vos salariés
L’autre intérêt non négligeable de la gestion d’une flotte automobile grâce à la géolocalisation concerne le fait que vos salariés profiteront de conditions de travail beaucoup plus confortables. Puisqu’ils passeront moins de temps sur la route, il pourront davantage se consacrer à leur métier, leur permettant de fait d’avoir le sentiment de perdre moins de temps dans leur journée. Leur emploi du temps sera géré plus efficacement, ce qui réduira leur stress et augmentera ainsi leur productivité.
Vous le savez aussi, la gestion des ressources humaines est un casse-tête pour chaque entreprise. En optant pour la géolocalisation pour mieux gérer votre flotte automobile, et ainsi permettre à vos employés de profiter d’un emploi du temps plus encadré, ces derniers se sentiront alors mieux dans votre entreprise. Ils seront moins tentés de démissionner pour trouver mieux ailleurs. En étant en mesure de se concentrer de manière plus efficace sur les missions que vous leur confierez, ils se sentiront alors plus investis dans votre entreprise, ce qui diminuera le turnover auxquels tant de sociétés sont confrontées aujourd’hui.
Quels sont les prérequis pour installer des traceurs GPS sur vos véhicules professionnels ?
Comme nous vous en parlions en introduction de cet article, l’installation de traceurs GPS sur vos véhicules de société pour mieux gérer votre flotte automobile ne peut pas être fait n’importe comment. En tant que chef d’entreprise, il vous appartient de veiller à ce que ce projet soit réalisé correctement, et dans le respect de la loi française. Voici les quelques points à respecter pour être certain d’être en parfaite conformité avec la loi lorsque vous déciderez d’installer un système de géolocalisation sur vos véhicules d’entreprise.
- Obtenir l’accord préalable de la CNIL : Avant même de lancer ce projet, il vous appartiendra de contacter la CNIL pour obtenir son accord. Vous devrez notamment justifier l’utilisation d’un système de géolocalisation de votre flotte automobile, en remplissant un dossier sur lequel vous indiquerez par exemple que ce projet a pour but d’améliorer la sécurité des marchandises ou des personnes à transporter, d’améliorer le confort de travail de vos salariés ou d’améliorer la rentabilité de votre société.
- Informer chaque salarié au préalable : Il est en effet interdit de confier à un salarié un véhicule doté d’un système de géolocalisation sans l’en informer au préalable. Vous devrez alors lui remettre un courrier en main propre lui indiquant que le véhicule qu’il sera amené à conduire sera équipé d’un système de traçage GPS, et dans lequel lui seront stipulées les raisons de ce dispositif pour l’entreprise.
- Respecter la vie privée de vos salariés : Bien entendu, un système de géolocalisation pour optimiser sa flotte automobile ne peut être utilisé que pour mieux gérer vos société. De fait, si vos salariés sont autorisés à utiliser leur véhicule hors des horaires de travail, il vous est interdit de consulter les données relatives à leurs déplacements. Certains traceurs GPS permettent de déterminer des heures précises lors desquelles le traçage GPS sera activé ou désactivé.
- Conserver les données de géolocalisation de manière éphémère : Le système de géolocalisation que vous utiliserez pour contrôler votre flotte automobile vous permettra de conserver les données relatives à l’utilisation de vos véhicules pendant plusieurs mois. Or, ces données ne peuvent légalement être conservées que sur une période de 2 mois. Au delà, il vous appartiendra de les effacer.